Datenschutzerklärung

Status: Arbeitsentwurf · keine rechtsverbindliche Fassung · angezeigt unter /de/legal/privacy mit Entwurf-Hinweis Stand (Inhalt Produkt): 2026-10-15 · Version: Entwurf 1.6 · noch nicht in Kraft Abschnitt 3.5 ist am Code vom 15. Oktober 2026 geprüft: Kontakt-Export, Auswertungs-CSV, Kunden-Webhooks, Rec-Webhooks, Host-Kalender, Inhaltsflächen. Ein Feld, das danach neu hinzukommt, wird vor der Nutzung hier ergänzt. Veröffentlichung (geplant): https://zbook.zyvendo.de/legal/privacy Pflicht vor Go-Live: Prüfung durch Fachanwalt oder Datenschutzbeauftragten. Danach ersetzt der freigegebene Text den Platzhalter in der App. Gliederung: wie bei Calendly und Zeeg. Konto und Abrechnung: wir sind Verantwortliche. Gastdaten der Buchung: der Host ist verantwortlich, wir verarbeiten im Auftrag. Texte dieser Anbieter sind nicht übernommen.

Dieses Dokument ersetzt den früheren internen Entwurf. Interne Produkt-Hinweise und Checklisten: `GoLivePlan.md` Phase 51 · `Betrieb.md` §10 · AVV gesondert.

Noch einzutragen (Anbieter-Identität)

Eckige Klammern im Fließtext durch echte Registerdaten ersetzen (Firmenname, Anschrift, HRB, Vertretung, USt-IdNr., Sitz für Gerichtsstand).

Festgelegte Werte (gesetzestreue Vorgaben)

1. Geltungsbereich und Rollen

1.1 Für wen gilt diese Erklärung?

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch [Firmenname – eintragen] („wir“, „uns“, „Zyvendo Book“) im Zusammenhang mit:

1. der Nutzung der Admin-Anwendung (Konto, Workspace, Einstellungen) unter https://zbook.zyvendo.de,
2. dem Besuch und der Nutzung öffentlicher Buchungsseiten unter https://book.zyvendo.de und, wenn der Tenant das eingerichtet hat, unter einer eigenen Domain des Tenants (inkl. Unterpfade wie Event-Buchung, Routing, Meeting-Polls, Einladungslinks, Absage/Verschieben, Impressum des Tenants),
3. dem Versand transaktionaler E-Mails (Bestätigung, Erinnerung, Absage u. a.),
4. Missbrauchsmeldungen und dem Betrieb der Plattform.

1.2 Zwei Verantwortlichkeiten (wichtig)

Zyvendo Book ist eine Multi-Tenant-SaaS für Terminbuchung. Es gilt die übliche Aufteilung bei Scheduling-Plattformen (ähnlich Calendly, Zeeg u. a.):

Buchende / Gäste: Für Auskunft, Berichtigung oder Löschung Ihrer Buchungsdaten wenden Sie sich bitte zuerst an den Host (Angaben auf der Buchungsseite bzw. in der Bestätigungsmail). Wir unterstützen den Host im Rahmen des Auftragsverhältnisses.

Registrierte Nutzer/innen (Admin-Konto): Für Ihr Konto sind wir Verantwortlicher – Kontakt siehe § 2.

1.3 Auftragsverarbeitung

Die Verarbeitung von Gästedaten für Tenants erfolgt auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO (gesondertes Dokument bzw. elektronische Vereinbarung bei Vertragsschluss). Anlage Subprozessoren: § 8.

2. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO:

[Firmenname – eintragen] ([Rechtsform – eintragen]) [Straße und Hausnummer – eintragen] [PLZ und Ort – eintragen] Deutschland

Registergericht: [Registergericht – eintragen] · Handelsregister: [HRB-Nummer – eintragen] Vertreten durch: [Vertretungsberechtigte Person(en) – eintragen] USt-IdNr.: [USt-IdNr. – eintragen, sonst streichen]

Kontakt allgemein: kontakt@zyvendo.de Datenschutz: datenschutz@zyvendo.de Support / Missbrauch: support@zyvendo.de

Datenschutzbeauftragte/r: Derzeit ist kein Datenschutzbeauftragter bestellt. Entsteht eine Bestellpflicht (insbesondere nach § 38 BDSG), werden Name und Kontaktdaten hier ergänzt und bekannt gegeben.

3. Welche Daten verarbeiten wir?

3.1 Registrierte Nutzer/innen (Admin / Team)

3.2 Buchende / Gäste (im Auftrag des Tenants)

Wenn Sie über eine öffentliche Buchungsseite (https://book.zyvendo.de/…) einen Termin buchen, an einem Meeting-Poll teilnehmen oder einen Absage-/Verschiebe-Link nutzen, verarbeiten wir im Auftrag des jeweiligen Hosts typischerweise:

Die Plattform verschickt keine Werbung. Die Buchungs-Einwilligung des Hosts ist die Einwilligung in die Terminverarbeitung, nicht in Marketing.

3.3 Inhalte, die Tenants selbst einstellen

Tenants können u. a. folgende Inhalte bereitstellen (Auszug; vollständiges Inventar im Produktcode USER_CONTENT_SURFACES / USER_IMAGE_UPLOAD_SURFACES):

• Buchungsseite: Hero, Texte, Logo, Hintergrund, Hero-Bild, SEO (Premium), Themes/Farben je Plan
• Event-Typen: Titel, Beschreibung, Intake-Fragen
• Routing-Formulare: Fragen, Hinweise, Weiterleitungsziele (externe URL nur höherwertige Pläne)
• E-Mail-Copy (Premium+): Betreff, Überschrift, Einleitung (Plain-Text)
• E-Mail-Branding (Premium+): Schriftstil des Event-Titels in der Termin-Box (Auswahlmenü, kein freies CSS); Header-Logo-Modus (Zyvendo Book, Logo der Standard-Buchungsseite mit Größe, oder kein Header-Logo – Site-Logo nur bereits hochgeladenes Storage-Logo)
• Consent-Texte und der optionale Link zur Datenschutzerklärung des Hosts
• Impressum des Tenants für eine eigene Domain (Name, Anschrift, E-Mail, optional Telefon oder eine https://-Adresse). Diese Angaben zeigt die Buchungs-App auf der Domain des Tenants. Für ihren Inhalt ist der Tenant verantwortlich. Wir prüfen nicht, ob sie zutreffen.
• Profilbilder, Tags, Meeting-Poll-Texte, Einladungsnotizen

Für diese Inhalte ist der Tenant inhaltlich verantwortlich. Wir hosten und liefern sie aus (inkl. Speicherung bei Subprozessoren, Caching) und können rechtswidrige, schädliche oder missbräuchliche Inhalte entfernen oder Workspaces sperren (siehe AGB §§ 5–7 und unten § 6). Es erfolgt keine vollständige automatische Prüfung aller Bilder und Texte auf Rechtsverletzungen oder Schadcode.

3.4 Weitere im Produkt vorkommende Daten

Diese Liste ergänzt § 3.1 und § 3.2. Sie ist der Stand der Funktionen, keine Garantie, dass nie ein weiteres Feld hinzukommt. Ein neues Feld wird vor der Nutzung in dieser Erklärung ergänzt.

Kartendaten, Umsatzsteuer-ID und die Kundengruppe Privatperson oder Unternehmen speichern wir nicht. Das beginnt erst mit der Bezahlung und ist bis dahin nicht eingeschaltet.

3.5 Anzeige, Export und Weitergabe

Anzeige. Dieselben Buchungsdaten, die der Gast eingibt, erscheinen auf der Buchungsseite, in der Einbettung, im Popup, in der Bestätigungsmail und auf der Seite zum Absagen oder Verschieben. Ein QR-Code enthält nur die Adresse der Seite, keine Gastdaten. Der Tenant sieht die Daten in der App.

Kalender des Tenants. Ist ein Kalender verbunden, schreibt Zyvendo Book in den Kalender des Hosts bei einem Einzeltermin den Namen und die E-Mail des Gastes und, wenn der Host zum Gast kommt, die genannte Anschrift. Bei einem Gruppentermin bleibt die Belegung stehen, auch wenn eine Person gelöscht wird. Nach einer Anonymisierung eines Einzeltermins steht dort „Gast: Anonymisiert“, die Anschrift wird geleert.

Export eines Kontakts. Wer die Berechtigung hat, kann zu einer Person eine Datei erzeugen. Sie enthält, soweit vorhanden: Name, E-Mail, Telefon, Firma, Zeitzone, Sprache, Herkunft, Notizen, Beziehung, Kontingent, Zeitpunkte, die eigenen Buchungen und die Buchungen als weiterer Gast, Umfragestimmen, Einwilligungstexte, Aktivitäten, Tags (Name und Farbe), Sperre, Einladungslinks, Verschiebe-Ereignisse, versendete Mails an diese Adresse, Absage- und Verschiebe-Notizen, interne Notizen, Ort oder Meeting, Routing-Antworten dieser Buchung und die Antworten auf Fragen, die zu dieser Person gehören. Antworten anderer Gäste desselben Termins stehen nicht in dieser Datei.

Auswertungen. Die CSV-Datei der Auswertungen enthält Kennzahlen (Anzahl, Minuten, Quoten), keine Namen und keine E-Mail-Adressen.

Webhooks des Tenants. Der Tenant kann bis zu fünf HTTPS-Adressen eintragen. Dorthin senden wir bei Bestätigung, Absage, Verschieben, No-Show und Host-Wechsel: Zeitpunkt, Workspace-Kürzel, Buchungs-ID, Event-Name, Art, Beginn, Ende, Name und E-Mail des Gastes, Hosts, externe Referenz, Meeting-Link, Telefon und Ort. Ein Testaufruf enthält nur Zeitpunkt und Workspace-Kürzel. Die Zieladresse wählt der Tenant. Er muss die Empfänger informieren. Wir prüfen die Adresse nicht inhaltlich, nur dass sie öffentlich und HTTPS ist.

Zyvendo Rec. Ist Rec verbunden, geht derselbe Buchungsinhalt an Rec für Bestätigung, Absage, Verschieben und No-Show. Rec ist ein getrenntes Produkt mit eigener Datenbank. Der Tenant schaltet die Verbindung selbst.

Tags. Name und Farbe legt der Tenant fest und hängt sie an Kontakte. Sie erscheinen in der Kontaktliste und im Kontakt-Export.

3.6 Google und Microsoft (OAuth)

Die Verbindung ist freiwillig und je Funktion getrennt. Wir verlangen kein Lesen des Postfachs. Nicht beantragt werden insbesondere gmail.readonly, gmail.modify, mail.google.com, Mail.Read und Mail.ReadWrite.

Calendars.ReadWrite und calendar.events sind technisch weiter als „nur unsere eigenen Termine“. Wir nutzen sie für die Belegung und für die Termine, die Zyvendo Book geschrieben hat. Andere Kalendereinträge werden nicht für Werbung, Verkauf, Profilbildung oder das Training von Modellen verwendet. Menschen bei uns lesen diese Daten nicht, außer der Tenant bittet uns im Support darum, es ist zur Sicherheit nötig oder wir sind rechtlich dazu verpflichtet.

Zugriffstoken und Refresh-Tokens von Google, Microsoft und Zoom sowie das Signiergeheimnis der Rec-Verbindung liegen nur auf dem Server und werden mit AES-256-GCM gespeichert (zufälliger Startwert und Prüftag). Der Schlüssel kommt aus der Server-Umgebung und steht nicht im Browser. Ohne diesen Schlüssel wird nichts abgelegt. Alte unverschlüsselte Token werden abgelehnt, außer in einem ausdrücklich gesetzten Migrationsfenster, das in Produktion nicht an sein darf. Passwörter der E-Mail-Anmeldung speichert der Authentifizierungsdienst nur als Hash. Namen und E-Mails der Gäste in den Tabellen sind nicht zusätzlich feldverschlüsselt. Die Datenbank selbst liegt bei Supabase in Frankfurt.

Der Tenant kann die Verbindung in der App trennen. Zusätzlich kann er den Zugriff im Google-Konto oder im Microsoft-Konto entziehen. Ein Refresh-Token, der lange ungenutzt bleibt, kann beim Anbieter verfallen. Dann muss er die Verbindung neu bestätigen.

Google-Nutzerdaten unterliegen zusätzlich der Richtlinie zu Google-API-Diensten: wir verwenden sie nur, um die vom Nutzer eingeschaltete Funktion bereitzustellen, geben sie nicht für Werbung weiter und übertragen sie nicht an Dritte, außer um genau diese Funktion zu erbringen, zur Sicherheit, wegen einer Rechtspflicht oder mit Einwilligung. Microsoft-Daten nutzen wir nur für die jeweils verbundene Funktion.

Zoom ist davon getrennt (meeting:write:meeting, user:read:user) und nur zum Erzeugen eines Meeting-Links und zum Lesen der eigenen Zoom-Nutzerkennung.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Berechtigtes Interesse (lit. f) umfasst insbesondere: Abwehr von Spam/Phishing/DDoS, Stabilität und Sicherheit der Dienste, Durchsetzung der Nutzungsbedingungen, Bearbeitung von Missbrauchsmeldungen, forensische Analyse von Sicherheitsvorfällen, Schutz vor Zahlungsbetrug.

5. Cookies und ähnliche Technologien

Wir setzen notwendige Cookies bzw. lokale Speicherungen ein, soweit für den Betrieb erforderlich, insbesondere:

• Session- / Authentifizierungsinformationen (Admin-App),
• Spracheinstellung (Locale),
• Theme-/Darstellungspräferenzen (Admin-App, lokal im Browser).

Kein Marketing- oder Werbe-Tracking im Standardumfang von Zyvendo Book. Sollten wir künftig optionale Analyse-Tools einsetzen, informieren wir vorab und holen erforderlichenfalls Einwilligung ein.

6. Missbrauch melden

Auf öffentlichen Book-Seiten können Besucher über einen dezenten Link „Missbrauch melden“ (Plattform-Chrome) mutmaßlich rechtswidrige Inhalte melden.

Verarbeitete Daten: volle Seiten-URL (page_url), optional Tenant-Slug, Locale, optionale Melder-E-Mail, Nachrichtentext, User-Agent, Zeitstempel, sowie ein SHA-256-Hash der IP-Adresse (kein Klartext-IP) zur Rate-Begrenzung. Speicherung in platform_abuse_reports; zusätzlich best-effort E-Mail an support@zyvendo.de.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Missbrauchsbekämpfung, Rechtspflichten, Schutz Dritter).

Melder-E-Mail ist optional (anonyme Hinweise möglich). Rate-Limits: u. a. begrenzt pro Stunde global und pro IP-Hash. Details zum Betrieb: internes Runbook `Betrieb.md` §10.8a.

Folgen einer Meldung: Wir können Inhalte prüfen, entfernen oder Workspaces sperren (AGB § 7). Eine einzelne Meldung führt nicht automatisch zur Sperre. Gegenmeldungen und Nachweise können berücksichtigt werden, ohne eine bestimmte Frist zu garantieren.

7. Speicherdauer

Steuerlich relevante Unterlagen (Rechnungen, Zahlungsbelege) werden unabhängig von der Kontolöschung für die gesetzlichen Fristen aufbewahrt. Kartendaten unterliegen den Aufbewahrungsregeln von Stripe, nicht unserem direkten Speicher.

Testphasen-Sperre: Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, keine zweite kostenlose Testphase durch Löschen und Neuanmelden). Gespeichert wird nur ein SHA-256-Hash der normalisierten E-Mail-Adresse, kein Klartext. Die Nutzer-ID wird beim Kontolöschen entfernt. Widerspruch und Löschanfrage an datenschutz@zyvendo.de. Solange die drei Jahre laufen, kann der Hash bleiben, weil sonst die Sperre umgangen wird.

8. Empfänger und Subprozessoren

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein (Auftragsverarbeitung soweit erforderlich):

Hinweis Infrastruktur: Ausfälle oder Sicherheitsvorfälle bei Subprozessoren können Auswirkungen auf Verfügbarkeit und Datenverarbeitung haben; siehe AGB und § 9a.

Eine aktuelle Subprozessorenliste wird im AVV bzw. auf https://zyvendo.de geführt und bei wesentlichen Änderungen aktualisiert (Ankündigung an Tenants gemäß AVV, soweit erforderlich).

Drittlandtransfer: Soweit ein Dienst Daten außerhalb der EU/EWR verarbeitet, erfolgt dies nur mit geeigneten Garantien (z. B. Angemessenheitsbeschluss, Standardvertragsklauseln) und – soweit erforderlich – zusätzlichen Maßnahmen.

9. Sicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) entsprechend dem Stand der Technik und dem Risiko, u. a.:

• Mandantentrennung und Row Level Security (RLS) in der Datenbank,
• Verschlüsselung von OAuth-/Integrationstokens im serverseitigen Tresor,
• HTTPS-Transport,
• rollenbasierte Berechtigungen (RBAC),
• Rate-Limits an öffentlichen Schnittstellen und Missbrauchsmeldungen,
• minimale Scopes bei Kalender-Integrationen (kein Lesen privater Postfächer über auditpflichtige Gmail-Scopes),
• Zugriffsbeschränkungen für Administrationszugänge und Secrets (serverseitig, kein service_role im Browser).

Keine absolute Sicherheit: Trotz TOMs können Cyberangriffe, Softwarefehler, Ausfälle von Subprozessoren (z. B. Datenbank, Hosting) oder Kompromittierung von Endgeräten/Zugangsdaten nicht vollständig ausgeschlossen werden.

Sicherheitsvorfälle / Datenschutzverletzungen: Soweit wir Verantwortlicher sind und eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten vorliegt, prüfen wir Melde- und Informationspflichten nach Art. 33, 34 DSGVO und kommen diesen nach, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen. Als Auftragsverarbeiter unterrichten wir den jeweiligen Tenant gemäß AVV.

Ihre Mitwirkung: Wählen Sie starke Passwörter, schützen Sie Zugangsdaten und melden Sie verdächtige Aktivitäten an support@zyvendo.de bzw. datenschutz@zyvendo.de. Für kompromittierte Host-Konten bei Google/Microsoft/Zoom ist der jeweilige Anbieter bzw. der Tenant mitverantwortlich.

9a. Verfügbarkeit und Subprozessor-Ausfälle (Hinweis)

Die Plattform hängt technisch von Drittanbietern ab (u. a. Supabase, Vercel, Resend, Stripe). Bei deren Ausfall, Wartung oder Angriffen auf deren Infrastruktur kann die Verarbeitung vorübergehend eingeschränkt sein. Vertragliche Regelungen zu Verfügbarkeit, höherer Gewalt und Haftung ergeben sich aus den AGB (§§ 12–15); diese Datenschutzerklärung begründet keine Verfügbarkeitsgarantie.

10. Ihre Rechte

Sie haben – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen – folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16)
• Löschung (Art. 17)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f (Art. 21)
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3)

Kontakt: datenschutz@zyvendo.de

Beschwerderecht: bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, insbesondere am Ort Ihres gewöhnlichen Aufenthalts oder am Sitz von [Firmenname – eintragen].

Gästedaten: bitte zuerst den jeweiligen Host kontaktieren; wir leiten Anfragen im Rahmen des AVV weiter bzw. unterstützen den Tenant.

In der Admin-App stehen Tenants Funktionen für DSAR-Export, Anonymisierung und Löschung von Kontakten zur Verfügung (Berechtigung gdpr.manage / contact.delete).

11. Minderjährige

Der Dienst richtet sich an Unternehmer und erwachsene Nutzer. Die Registrierung setzt die erforderliche Geschäftsfähigkeit bzw. Vertretungsbefugnis voraus. Buchungsseiten von Tenants können sich an beliebige Zielgruppen richten – dafür ist der Tenant verantwortlich (Jugendschutz, Einwilligungen).

12. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich Produkt, Rechtslage oder Subprozessoren ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter https://zbook.zyvendo.de/legal/privacy abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir registrierte Nutzer angemessen (z. B. per E-Mail oder Hinweis in der App).

13. Hinweise für Tenants (Hosts) – Musterpflichten gegenüber Buchenden

Die Buchungsseite zeigt immer die Plattform-Links (Datenschutz, Nutzungsbedingungen, Impressum) und einen Hinweis am Absenden ohne Pflicht-Haken. Tenants informieren auf der eigenen Website zusätzlich, mindestens über:

1. Identität und Kontaktdaten des Hosts als Verantwortlicher,
2. verarbeitete Daten und Zwecke (Terminvereinbarung, Erinnerungen),
3. Empfänger (Zyvendo Book als Auftragsverarbeiter, ggf. Kalender-/Video-Anbieter),
4. Speicherdauer,
5. Betroffenenrechte und Beschwerderecht,
6. Links zu Datenschutz / AGB / Impressum des Hosts (soweit im Produkt hinterlegt).

Optional unter Einstellungen → DSGVO hängt der Link zur Datenschutzerklärung des Hosts am Hinweis beim Absenden. Das Impressum für eine eigene Domain trägt der Tenant im Buchungsseiten-Reiter Domain ein (Angaben bei uns oder eigene HTTPS-Adresse). Beides ersetzt keine rechtliche Beratung des Hosts.

14. Interne Checkliste vor Veröffentlichung

• [ ] Anbieter-Identität (eckige Klammern) mit Registerdaten ersetzt
• [ ] Anwalt / DSB: Freigabe DE (+ EN-Übersetzung) – inkl. Art. 33/34, lit. f, Stripe-Rolle
• [ ] AVV + Subprozessorenliste final (inkl. Änderungsmeldung)
• [ ] Registrierung: Checkbox DSE + Version/Zeitstempel
• [ ] Seiten live unter /legal/privacy (DE/EN), kein „Entwurf“-Banner
• [ ] Abgleich mit AGB (§§ 5–7, 10, 12–15) und Produkt (USER_CONTENT_SURFACES)
• [ ] Postfächer support@zyvendo.de, datenschutz@zyvendo.de, kontakt@zyvendo.de aktiv und mit Env/Code synchron
• [ ] Incident-Runbook (Meldefristen Aufsichtsbehörde) intern dokumentiert

Referenz intern: `AGB.md` · `Betrieb.md` §10 · `GoLivePlan.md` Phase 51